Komplexe Fachthemen neu erarbeiten – ganz ohne Schulung und Zusatzkosten

Wenn erfahrene Verwaltungschefs selbst schon vorausdenken

Beim GVV Kirchberg-Weihungstal, dem Gemeindeverwaltungsverband, der für fünf Mitgliedsgemeinden unter anderem die komplette Finanzwirtschaft übernimmt, war Künstliche Intelligenz im Rathausalltag längst kein Fremdwort mehr – nur eben ohne offiziellen Rahmen. Die Bürgermeister der beteiligten Gemeinden gelten als ausgesprochen EDV-affin, nutzten privat teils sogar schon ChatGPT Premium und wussten genau, welches Effizienzpotenzial KI für die Verwaltungsarbeit bergen kann. Seit einiger Zeit tauschten sie sich informell darüber aus, wie sich das Thema für ihre Verwaltungen sinnvoll und sicher angehen ließe.

Für sie war klar: Es war nur eine Frage der Zeit, bis eine unautorisierte, private KI-Nutzung durch einzelne Mitarbeitende zum echten Risiko würde – rechtlich wie inhaltlich. Also beschlossen die Bürgermeister, das Thema nicht länger nur zu beobachten, sondern aktiv eine passende, datenschutzkonforme Lösung zu suchen. Über Bürgermeister Erlewein wurden sie schließlich auf TIVIO aufmerksam; man gab sich gegenseitig Tipps und Ideen weiter, und so kam eins zum anderen.

Verlässlichkeit und Datenschutz als Auswahlkriterium

Bei der anschließenden Vorstellung zählten für den GVV vor allem zwei Dinge: Verlässlichkeit und Datenschutz.

Minischulungen, gepflegte Wissensquellen, ein klarer Rollout

Der Rollout lief bewusst niedrigschwellig: In kurzen Minischulungen zeigte das Team einfache Standardbeispiele – etwa eine Bürgeranfrage formulieren – genauso wie komplexere Anwendungsfälle, etwa einen kompletten Projektplan zur Umsetzung des 2b-Umsatzsteuergesetzes. Direkt im Anschluss bekamen alle Mitarbeitenden Zugang, damit sie nahtlos loslegen konnten; über eine Rundmail holte Laura Laub anschließend aktiv Feedback aus dem Team ein.

Als Wissensquellen hinterlegte das Team für den Start die wichtigsten Handbücher der Fachsoftware Enaio und Infoma sowie thematisch begrenzte Dokumente wie die Friedhofsgebühren-Unterlagen. Kollegin Daniela Hertler, Zentrale Dienste, wurde als feste Zuständige benannt, die diese Quellen regelmäßig auf Aktualität prüft – bewusst beschränkt auf das Wesentliche, damit der Pflegeaufwand überschaubar bleibt. Laura Laubs praktischer Tipp bei sehr umfangreichen Dokumenten: Hakt der Chat einmal, hilft ein neuer Chat mit erneutem Upload schnell weiter – der Mehraufwand dafür ist im Vergleich zum Gesamtnutzen minimal.

Fünf Gemeinden lernen gemeinsam: Ein besonderer Vorteil des Verbandsmodells: Zum Start waren Laura Laub und Désirée Feicht für TIVIO im gesamten Verband zuständig; inzwischen haben Désirée Feicht und Daniela Hertler die Administration mit Admin-Zugängen bei allen Mitgliedsgemeinden übernommen. Findet eine von ihnen eine nützliche neue Quelle oder Anwendung, lässt sie sich direkt bei allen anderen Gemeinden hinterlegen – Schulungen für die einzelnen Standorte laufen ebenfalls zentral über den Verband.

Von der Fachaufgabe bis zum Feedbackgespräch

Wie dringend der Bedarf tatsächlich war, zeigte sich ganz konkret an Laura Laub, Leitung Kämmerei: Sie ist dort allein zuständig für die gesamte Gebührenkalkulation – ein Fachgebiet, in dem es intern niemanden gibt, mit dem sie sich bei offenen Fragen austauschen kann. Als die Kalkulation der Friedhofsgebühren anstand, ein Thema, mit dem sie sich zuvor noch nie beschäftigt hatte, wurde das zur echten Belastungsprobe.

Die Schulung hätte zudem nicht nur zusätzliche Kosten verursacht, sondern auch einen kompletten Arbeitstag blockiert – für eine ohnehin knapp besetzte Kämmerei ein spürbarer Ausfall.

* Vergleichbare Seminare zur Kalkulation von Friedhofs- bzw. Verwaltungsgebühren kosten aktuell zwischen rund 185 € und 250 € pro Teilnehmer:in (Standardpreis zzgl. MwSt., exkl. Fahrt-/Übernachtungskosten), hinzu käme ein voller Arbeitstag Ausfallzeit.

Statt darauf zu warten, entschied sich Laura Laub, sich das Thema mit Stadt_GPT komplett selbst beizubringen – von A bis Z, wie sie es selbst beschreibt – und lud dafür die relevanten Fachhandbücher als PDF hoch, rund 200 Seiten insgesamt.

Das Ergebnis überraschte selbst sie: Ohne Schulung, allein mit Stadt_GPT und den hochgeladenen Handbüchern, erarbeitete sie sich das komplette Thema – von den rechtlichen Grundlagen bis zur fertigen Kalkulation, passend auf die Besonderheiten einer kleinen Gemeinde zugeschnitten. Das Ergebnis konnte sie anschließend selbstbewusst im Gemeinderat vorstellen.

• Komplexe Fachthemen ohne Schulung Die Friedhofsgebührenkalkulation wurde von Laura Laub anhand von rund 200 Seiten hochgeladener Fachhandbücher komplett im Alleingang erarbeitet – inklusive Rechtsgrundlagen.
• Fachsoftware-Support ohne Umweg über Kolleg:innen Fragen zur Finanzsoftware Infoma beantwortet Laura Laub inzwischen selbst mit TIVIO. Désirée Feicht löste auf demselben Weg eine komplexe Admin-Aufgabe im Fachverfahren Enaio, die sonst stundenlange Handbuch-Recherche bedeutet hätte.
• Onboarding leicht gemacht Für Feedbackgespräche mit neuen Mitarbeitenden – darunter auch mit Désirée selbst – erarbeitet sich Laura Laub mit TIVIO praktische Gesprächsleitfäden, statt jedes Mal bei null anzufangen.

Besonders deutlich wird der Mehrwert bei Sitzungsvorlagen – ein Anwendungsfall, den beide unabhängig voneinander nutzen:

Dabei startete Désirée Feicht als echter KI-Neuling:

Umso größer war der Aha-Moment im Alltagsgeschäft: Als sie – erst wenige Wochen im Team – verzweifelt nach einer Mustervertragsvorlage suchte, fand Stadt_GPT den passenden Link in Sekunden, wo vorher stundenlange Recherche auf einer fremden Homepage nötig gewesen wäre.

Und was bedeutet das unterm Strich? Laura Laub hat es für sich überschlagen:

Für Laura Laub zählt dabei nicht nur die reine Stundenzahl: Bis zum Jahresende steht noch eine lange To-do-Liste an – und mit Stadt_GPT scheint es inzwischen sogar fast realistisch, ein gutes Stück davon voranzukommen. Es mache einfach Spaß, zuzusehen, wie die Liste zügig kleiner wird, sagt sie.

Über den individuellen Zeitgewinn hinaus zeigt sich der Effekt auch im Team: Laura Laub beschreibt ihre Kolleg:innen inzwischen selbst als begeisterte Nutzer:innen – und das, obwohl die Einführung in eine arbeitsintensive Urlaubszeit fiel, in der phasenweise nur die Hälfte des Teams anwesend war.