Zwischen Personalmangel und einem schlechten Gewissen
Wiesenburg/Mark ist keine Gemeinde, die jeden Tag neue Arbeitsplätze schafft. Im Gegenteil: Wie viele kleine Gemeinden muss auch Wiesenburg Personalstellen konsolidieren, während die Aufgaben nicht kleiner werden. Recherchearbeit, das Einordnen komplexer Sachverhalte, Formulierungsarbeit – all das fraß Zeit, die im Rathaus niemand übrig hatte.
Die naheliegende Lösung war eigentlich längst im Einsatz, nur niemand sprach offiziell darüber: Immer mehr Mitarbeitende nutzten privat ChatGPT, um sich Themen zusammenfassen oder Texte formulieren zu lassen. Auch Martin Malichatka gehörte dazu. Das Problem: Ein amerikanisches KI-Tool und kommunale, teils datenschutzrelevante Sachverhalte – das passte nicht zusammen. Mit der Nutzung wuchs auch das schlechte Gewissen.
„Ich darf keine spezifischen Fälle mit einer KI diskutieren, die in Amerika sitzt – gerade nicht bei datenschutzrelevanten Informationen.“
Also machte er sich auf die Suche nach einer Alternative, die genau das leisten konnte, was ChatGPT im Rathaus bereits informell übernahm – nur eben rechtssicher.
Warum gerade TIVIO
Über eine Google-Suche stieß Malichatka auf TIVIO. Ausschlaggebend für die Entscheidung war dabei weniger ein einzelnes Feature als der niedrigschwellige Zugang:
„Wir sind eine sehr kleine Kommune, unser Administrator ist ohnehin mit vielen Aufgaben eingedeckt. Ich wollte kein großes Projekt daraus machen, das sich über Monate zieht.“
Genau dieses Versprechen – eine einfache KI-Lösung, die niemandem im Weg steht, sondern einfach hilft – überzeugte ihn bereits bei der ersten Produktvorstellung und wurde durch eine effiziente, einfache Implementierung bestätigt.
Eine ebenso wichtige Rolle spielte der Preis: Als Gemeinde in der Haushaltssicherung musste jede Investition begründbar sein. Statt eines sechsstelligen Großprojekts wollte Wiesenburg zunächst pragmatisch testen: ein datenschutzkonformes Large Language Model, das man im Alltag ausprobieren kann – ohne Risiko, ohne langwierigen Auswahlprozess.
Mit einem dynamischen Team und einem ebenso pragmatischen Bürgermeister entschied man sich direkt für das damalig volle Modul-Paket, um den Mitarbeitenden von Anfang an möglichst viele Wege zu bieten, sich das Tool selbst zu erschließen und herauszufinden, wie sie am besten damit arbeiten – jeder ein Stück weit unterschiedlich in seiner Arbeitsweise.
Schnell und unkompliziert
Der Kickoff selbst lief unkompliziert ab: sympathisch, einfach eingerichtet, ohne großen organisatorischen Aufwand. Die Einführung im Team erfolgte bewusst niedrigschwellig – eine Rundmail, ein kurzer Hinweis in der Kaffeepause, denn in einer so kleinen Verwaltung sprechen sich neue Tools ohnehin schnell herum.
Vom Recherchetool zum täglichen Helfer
Heute ist Stadt_GPT im Rathaus Wiesenburg/Mark das mit Abstand meistgenutzte Werkzeug im Arbeitsalltag – noch vor dem E-Mail_GPT. Malichatka selbst nutzt es täglich, für ganz unterschiedliche Themen:
- Neue Sachverhalte einordnen Schnelle Kontextualisierung unbekannter Themen, etwa bei behördlichen Schreiben zu Verordnungen, die im Rathaus noch niemand kennt
- Texte formulieren und anpassen Formulierungsvorschläge für Schreiben in unterschiedlicher Tonalität, inklusive Struktur und Sprache
- Rechtliche Erstrecherche Auffinden einschlägiger Präzedenzfälle aus der Rechtsprechung inklusive Aktenzeichen, insbesondere im Arbeitsrecht – als erste Orientierung, die anschließend selbst geprüft wird
- Daten strukturieren und sortieren Aufbereitung von Zahlen und Informationen für eine übersichtlichere Weiterverarbeitung
Aufgaben, für die früher das Durchklicken zahlreicher Quellen nötig war, erledigt das Tool heute in Minuten – Nachrecherche natürlich inklusive.
Ein Beispiel, das für ihn stellvertretend steht: die Erstellung einer Dienstvereinbarung zur KI-Nutzung, orientiert an anderen Gemeinden und dem EU AI Act.
„Ich habe das an einem Tag mit allen Feinheiten finalisiert. Ohne TIVIO hätte das deutlich länger gedauert – vermutlich doppelt bis dreimal so lange.“
Sein Fazit zum Zeitgewinn ist eindeutig:
„15 bis 20 % Zeitgewinn für andere Aufgaben – vor allem bei Recherche, Formulierung und rechtlichen Ersteinschätzungen, wo ich früher deutlich länger gebraucht hätte.“
(15–20 % einer 40-Std.-Woche)
(bei ca. 4,3 Arbeitswochen)
* Modellrechnung auf Basis der Selbsteinschätzung von Martin Malichatka (15–20 % Zeitersparnis, 40-Std.-Woche, ca. 4,3 Arbeitswochen/Monat). Die gewonnene Zeit steht für andere Aufgaben zur Verfügung – sie ersetzt keine Verwaltungsleistung.
Auch beim Bürger-Chatbot zeigt sich der Nutzen, wenn auch in kleinerem Rahmen: Jeden Tag übernimmt er vor allem klassische Erstauskünfte – Öffnungszeiten, Kontodaten der Gemeinde – und entlastet damit die Mitarbeitenden von wiederkehrenden Basisanfragen.
Eine Partnerschaft, die weiterwächst
Für Malichatka ist TIVIO mehr als ein reines Werkzeug – er schätzt insbesondere die moderne, unkomplizierte Zusammenarbeit:
„Man merkt, dass ihr innovativ und zukunftsorientiert denkt. Ich finde es gut, dass diese moderne Atmosphäre spürbar ist und dass ihr wirklich daran arbeitet, die Lösung passgenau auf Kommunen zuzuschneiden.“
Diese Zuversicht gibt er gerne weiter: Im Austausch mit anderen Gemeinden bringt er TIVIO häufig ins Gespräch – meist mit demselben Argument: lieber jetzt ein rechtssicheres Tool anschaffen, statt tatenlos zuzusehen, wie Mitarbeitende ohnehin private KI-Accounts nutzen.
Als Nächstes rückt bei Wiesenburg/Mark E-Mail_GPT in den Fokus: Gemeinsam mit TIVIO soll ausgelotet werden, wie sich mit der neuen Möglichkeit, Wissen in der Plattform hinterlegen zu können, die Nutzung im Postfach für komplexere Anfragen steigern lässt.