Smart Booking ist da — Terminbuchung direkt aus dem Chat
Mit Smart Booking startet das neue Buchungs-Modul für Verwaltungen. Bürger:innen vereinbaren Termine selbstständig direkt aus dem Chat, der E-Mail oder der Webseite — die KI versteht den Wunsch, schlägt passende Slots vor und bucht verbindlich. Ohne Anrufe, ohne Medienbruch und mit automatischer Bestätigung.
Was Smart Booking macht
Smart Booking ist ein in TIVIO integriertes Online-Buchungssystem. Statt einer separaten Terminseite, die Bürger:innen erst finden müssen, läuft die Buchung im laufenden Gespräch mit dem KI-Agenten ab — wo auch immer Bürger:innen ihn gerade ansprechen.
Konkret: Wenn ein:e Bürger:in im Website*GPT-Chat eine Frage stellt wie *„Ich brauche einen Termin im Bürgeramt für einen neuen Personalausweis"_, erkennt die KI den Buchungswunsch, holt die freien Slots aus dem Buchungssystem, schlägt sie vor — und bucht direkt verbindlich. Bestätigung samt Kalendereintrag landet per E-Mail in der Inbox.
Wie es funktioniert
- KI versteht den Terminwunsch — aus dem Chat, einer E-Mail oder einer Webseiten-Anfrage. Bürger:innen müssen kein Formular suchen.
- System schlägt passende Termine vor — unter Berücksichtigung von Mitarbeiter-Kapazitäten, Öffnungszeiten und Terminart.
- Bürger:in wählt und bucht sofort — keine Telefonate, keine Wartezeit, keine offenen Anliegen.
- Automatische Bestätigung — per E-Mail mit Kalendereintrag und allen relevanten Informationen.
Was Bürger:innen davon haben
- 24/7 verfügbar — Terminbuchung außerhalb der Öffnungszeiten, ohne Warteschleife.
- Kein Medienwechsel — Termin wird in der gleichen Unterhaltung erledigt, in der die Frage gestellt wurde.
- Sofortige Verbindlichkeit — keine Rückrufe abwarten, keine Termin-Vorschläge per E-Mail hin- und herschicken.
Was Verwaltungen davon haben
- Entlastung der Telefon-Hotlines — gerade in stoßintensiven Zeiten (Anmeldephasen, Wahlzeiten) fängt Smart Booking Routine-Anfragen ab.
- Keine Doppelbuchungen — Termine werden zentral koordiniert, Slots sind nur einmal verfügbar.
- Bessere Ressourcenplanung — Auslastung von Mitarbeiter:innen und Räumen wird transparent.
- Anpassbare Pflicht-Checkboxen — pro Terminart eigene Checkboxen, die Bürger:innen vor dem Abschluss bestätigen müssen, z. B. „Ich bringe die notwendigen Unterlagen mit", „Ich bringe meinen Personalausweis mit" oder die Bestätigung der Datenschutz-Hinweise.