Workspaces, Widget-Customizing und verbesserte Barrierefreiheit
Mit Workspaces gibt es jetzt eine eigene Wissensdatenbank im Dashboard — kollaborativ editierbar und gezielt als Wissensquelle für einzelne KI-Agenten freigebbar. Gleichzeitig können Kunden das eingebettete Chat-Widget selbst anpassen, und das Widget unterstützt jetzt Screenreader.
Workspaces — die eigene Wissensdatenbank
Workspaces machen aus dem Dashboard eine zentrale, kollaborative Wissensplattform für Ihre Verwaltung. Mehrere Mitarbeitende arbeiten gleichzeitig an denselben Seiten, strukturieren Wissen über Unterseiten, verlinken zwischen Inhalten und behalten den Überblick — vollständig in Ihrer TIVIO-Umgebung und auf unseren eigenen Servern.
Was Sie damit machen können
- Kollaboratives Editieren in Echtzeit — Mehrere Personen bearbeiten dieselbe Seite gleichzeitig, Änderungen erscheinen live.
- Seiten und Unterseiten — Wissen lässt sich beliebig tief strukturieren. Jede Seite kann eigene Unterseiten und Verweise auf andere Seiten enthalten.
- Rich-Editing — Tabellen, nummerierte und Aufgabenlisten, Überschriften, Fett-/Kursiv-Formatierung, Codeblöcke und Formeln. Per
/-Befehl werden Blöcke wie in modernen Editoren eingefügt. - Emoji-Picker für visuelle Akzente in Seitentiteln (z. B. „🏛️ Bauamt", „📝 Baugenehmigungen").
Warum Workspaces?
In Verwaltungen steckt enorm viel implizites Wissen in den Köpfen einzelner Mitarbeiter:innen — Sonderregelungen, gewachsene Abläufe, Zuständigkeiten, Ansprechpartner. Wenn jemand in den Ruhestand geht oder die Stelle wechselt, geht dieses Wissen häufig mit verloren.
Workspaces sind das Werkzeug, um genau dieses Wissen sichtbar zu machen:
- Generationswechsel absichern — Übergaben werden strukturiert dokumentiert statt mündlich übergeben.
- Onboarding beschleunigen — Neue Mitarbeitende finden Antworten selbst, statt jedes Mal nachzufragen.
- Aktuelles Wissen an einer Stelle — Schluss mit veralteten Word-Dokumenten auf zwölf Netzlaufwerken.
Gezielte Freigabe an die KI-Agenten
Das ist der eigentliche Hebel: Workspaces lassen sich gezielt als Wissensquelle für Stadt_GPT, E-Mail_GPT oder Website_GPT freigeben. Standardmäßig gehört ein Workspace nur Ihnen und Ihrem Team — erst wenn Sie ihn explizit an einen Agenten anbinden, fließt sein Wissen in dessen Antworten ein. So entscheiden Sie pro Workspace, welche Informationen für Mitarbeitende und welche für Bürger:innen sichtbar werden.
Das löst ein zentrales Problem aus dem KI-Alltag:
- Fehlende Informationen in Sekunden ergänzen — Dokumentieren Sie die Antwort in einem für den jeweiligen Agenten freigegebenen Workspace, und sie steht ab sofort zur Verfügung.
- Veraltete Informationen korrigieren — Korrekturwissen wandert in den passenden Workspace, statt in Quelldokumenten mühselig nachgepflegt zu werden.
- Klare Trennung interner und öffentlicher Inhalte — Interne Notizen bleiben in nicht-freigegebenen Workspaces, geprüftes Bürgerwissen liegt in einem für Website_GPT freigegebenen Workspace.
Weitere Neuerungen
- Widget-Customizing für Kunden — Farben, Texte und Look-and-Feel des Chat-Widgets können Kunden jetzt eigenständig pflegen (Anleitung).
- Screenreader-Unterstützung — Das Chat-Widget kann jetzt von gängigen Screenreadern korrekt vorgelesen werden.
- Unterhaltungen umbenennen — Threads können manuell umbenannt werden, um sie besser wiederzufinden.
- Bessere Verarbeitung mehrspaltiger PDFs — Auch 2- und 3-Spalten-Layouts (z. B. Amtsblätter, Broschüren) werden jetzt noch zuverlässiger ausgelesen.
- Rich-Formatierung beim Kopieren erhalten — „Antwort kopieren" überträgt Fett, Listen und Tabellen jetzt korrekt nach Word, Outlook und Co. Die Quellenliste wird automatisch angehängt.
- Crawling passwortgeschützter Webseiten — Staging-Umgebungen, geschützte Bürgerportale und interne Wissensbasen können jetzt durchsucht werden. Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.