KI-gestützte E-Mail-Antworten direkt aus Outlook

Mit E-Mail_GPT startet das neue Outlook-Add-In. Antwort-Vorschläge auf eingehende Bürger-E-Mails entstehen direkt in Outlook — auf Basis der eigenen Wissensbasis, mit Quellenangaben und ohne Tool-Wechsel. Mitarbeiter:innen prüfen, passen an, senden ab.

Was E-Mail_GPT macht

E-Mail_GPT ist ein Outlook-Add-In, das KI-generierte Antwort-Entwürfe direkt im gewohnten E-Mail-Programm bereitstellt. Statt Bürger-Anfragen aufwendig manuell zu beantworten — oft mit derselben Recherche wie beim Kollegen am Schreibtisch nebenan — übernimmt E-Mail_GPT den ersten Entwurf auf Basis Ihrer gemeinsamen Wissensbasis.

Konkret: Erhält eine Mitarbeiter:in im Bürgeramt eine E-Mail mit der Frage „Welche Unterlagen brauche ich für die Anmeldung eines neuen Hundes?", liest E-Mail_GPT die Anfrage, sucht in der Wissensbasis nach der relevanten Information (Hundesteuer-Satzung, Anmeldeformulare, Gebühren) und schlägt einen vollständigen Antwort-Entwurf vor — inklusive der konkreten Schritte und Quellenverweise.

Wie es funktioniert

1. E-Mail in Outlook öffnen — egal ob eingehende Bürger-Anfrage oder neuer Entwurf, das E-Mail_GPT-Panel öffnet sich direkt neben der Mail.
2. KI versteht den Inhalt — die E-Mail wird gelesen, das eigentliche Anliegen identifiziert, in der Wissensbasis nach Antworten gesucht.
3. Antwort-Entwurf erscheint — strukturiert, mit konkreten Handlungsanweisungen und nachvollziehbaren Quellenverweisen aus den hinterlegten Dokumenten.
4. Mitarbeiter:in prüft und passt an — Entwurf direkt in Outlook bearbeiten, Tonfall anpassen, ggf. ergänzen.
5. Absenden — wie jede andere E-Mail, aus Outlook heraus.

Was Mitarbeiter:innen davon haben

• Erstantwort in Sekunden statt Stunden — kein Suchen in Aktenordnern, keine Rückfrage bei Kolleg:innen für Standard-Fragen.
• Kein Tool-Wechsel — die Antwort entsteht da, wo eh schon gearbeitet wird: in Outlook.
• Quellenverweise inklusive — jede Aussage ist nachvollziehbar belegt. Mitarbeiter:innen können den Entwurf in Sekunden auf Korrektheit prüfen, ohne selbst recherchieren zu müssen.
• Mehr Zeit für komplexe Fälle — Routine-Antworten werden abgenommen, der Tag bleibt für die tatsächlich anspruchsvollen Vorgänge frei.

Was Verwaltungen davon haben

• Konsistente Antwortqualität — alle Mitarbeiter:innen greifen auf denselben Wissensstand zurück. Keine widersprüchlichen Auskünfte mehr.
• Schnellere Bearbeitungszeiten — Bürger-Anfragen werden zügiger beantwortet, Rückstände in der Inbox bauen sich nicht mehr auf.
• Wissen aus der Wissensbasis kommt zur Anwendung — Dokumentation lohnt sich messbar, weil sie unmittelbar in Antworten einfließt statt in einem Wiki zu versauern.
• Onboarding neuer Mitarbeiter:innen — Beispiel-E-Mails sind direkt im Add-In hinterlegt, neue Kolleg:innen können das System ohne Schulung ausprobieren.
• Einfache Einladung neuer Nutzer:innen — Admins laden Kolleg:innen per E-Mail in TIVIO ein, statt Accounts manuell anzulegen.

Lernt Ihren persönlichen Schreibstil

E-Mail_GPT übernimmt nicht nur das fachliche Wissen aus Ihrer Wissensbasis — auch sprachlich passt es sich an jede:n einzelne:n Mitarbeiter:in an. Eigene, bereits verschickte Antworten lassen sich direkt im Add-In als Beispiel hinzufügen. E-Mail_GPT lernt daraus Ihren persönlichen Schreibstil: Anrede, Tonfall, Satzlänge, individuelle Standard-Formulierungen für wiederkehrende Sachverhalte.

Je mehr eigene Antworten Sie als Beispiele hinterlegen, desto näher kommen die Entwürfe an Ihren persönlichen Stil — ohne dass Sie Prompts schreiben oder Konfigurationen anpassen müssen. Das System wird mit jedem Klick besser, und zwar individuell für Sie.

Eine Wissensbasis für Chat und E-Mail

E-Mail_GPT greift auf dieselbe Wissensbasis zu wie Website_GPT (Bürger-Chat auf Ihrer Webseite) und Stadt_GPT (interner KI-Assistent für Ihre Mitarbeitenden). Was Sie an einer Stelle dokumentieren — sei es im Workspace oder als hochgeladenes Dokument — kann allen TIVIO-Agenten zur Verfügung gestellt werden. So bleibt die Bürger-Kommunikation konsistent, unabhängig davon, ob die Anfrage über den Chat, eine E-Mail oder die Webseite hereinkommt.