„Ein Alltag ohne KI? Das will keiner mehr. Das wäre, als würden wir zurück zur Schreibmaschine gehen.“

Ein Landkreis, der bereit war – und auf die passende Technologie wartete

Das Landratsamt Rastatt stand vor einer Herausforderung, die viele kommunale Verwaltungen beschäftigt: Die Möglichkeiten von KI entwickelten sich rasant, gleichzeitig mussten Datenschutz, Rechtssicherheit und ein sinnvoller Einsatz im Arbeitsalltag gewährleistet sein. Die Frage war deshalb nicht mehr nur, ob KI unterstützen kann – sondern wie sie schnell und zugleich verantwortungsvoll in die tägliche Arbeit integriert werden kann.

„Die Herausforderung ist auch, dass wir KI überhaupt sinnvoll nutzen können: Die Möglichkeiten sind groß. Was wir brauchen, sind professionelle Unterstützer, die uns helfen, KI so zu nutzen, dass sie bei uns wirklich Wirkung zeigt.“

Bereits 2024 hatte man sich mit dem Thema befassen wollen, es dann aber vertagt – die Modelle wirkten für die Verwaltungspraxis noch nicht reif genug. Erst als die Technik Anfang 2025 einen spürbaren Sprung machte, wurde aus dem Vorbehalt eine Bereitschaft. Genau in diesem Moment landete eine E-Mail von TIVIO direkt beim Landrat.

„Dann kam die E-Mail von TIVIO, von Herrn Bizer, direkt bei unserem Landrat an. Genau in dem Moment haben wir gesagt: Jetzt gehen wir das an.“

Ausschlaggebend für die ernsthafte Auseinandersetzung war ein Kriterium, das über allem stand: Datenschutz. Aus dem Kreis der Führungskräfte kam eine klare Ansage – eine Lösung, bei der man Dokumente erst schwärzen, anonymisieren oder Inhalte herauskopieren muss, hilft im Alltag nicht weiter.

„Wir müssen Dokumente so, wie sie sind, in die KI geben und damit arbeiten können. Das war ein ganz wesentlicher Punkt. Auch unser Datenschutzteam hat das so gesehen – am Ende war deren Daumen hoch oder runter entscheidend, und sie haben Daumen hoch gezeigt.“

Kein Pilotprojekt auf dem Papier – die Lösung war schon da

Was das Landratsamt letztlich überzeugte, war das Gefühl von Geschwindigkeit, Kompetenz und Verlässlichkeit. Schon der erste Kontakt zeigte, dass hinter TIVIO ein Team steht, das schnell reagiert und mitdenkt.

„Man hat direkt am Anfang gemerkt, dass hinter TIVIO ein gutes, kompetentes Team steht. Rückfragen wurden nicht lange beantwortet, es kamen sofort Antworten, und wir konnten direkt loslegen.“

Den eigentlichen Ausschlag gab jedoch eine Anekdote, die beide Interviewpartner unabhängig voneinander als Schlüsselmoment nennen: Beim ersten gemeinsamen Termin wurde die KI-Lösung für den Bürgerservice direkt vorgeführt – mit echten Inhalten der Rastatter Homepage und sofort testbar.

„Wir hatten gar nicht danach gefragt, aber die Lösung war einfach da und wir konnten sie sofort testen. Es hieß nicht erst ‚jetzt müssen wir eine Pipeline aufsetzen‘ – wir konnten direkt loslegen. Dieses Gefühl von Schnelligkeit war ein ganz wesentlicher Grund, warum wir gesagt haben: Das passt zusammen.“

Genau dieser Ansatz – zeigen statt Versprechen – zieht sich seither durch die gesamte Zusammenarbeit.

Von über 100 Pilotnutzer:innen zum breiten Rollout

Für kommunale Verhältnisse war die Pilotgruppe sehr groß: gut 100 Nutzer:innen von Beginn an. Trotzdem ließ sich ein gemeinsamer Starttermin flexibel abstimmen, und technisch verlief die Einführung nahezu störungsfrei. Der rote Faden über die gesamte Umsetzung war Verlässlichkeit – wöchentliche Abstimmungen in Pilotphase und Echtbetrieb, kurze Reaktionszeiten, spürbare Flexibilität auf beiden Seiten.

„Technisch gab es eigentlich gar keine Schwierigkeiten. Wir hatten eine gute Pilotphase, in der wir durch Rückmeldungen der Nutzer:innen einiges nachbessern und zum Beispiel Quellen ergänzen konnten.“

Anforderungen aus dem Team oder von Nutzer:innen wurden zügig aufgenommen – häufig war die betreffende Funktion bereits in Entwicklung, andernfalls wurde sie eingeplant. Der Support kam fast immer am selben Tag.

„Das ist eine unheimlich gute Vertrauensbasis, verbunden mit hoher Flexibilität. Wir wissen, wir können uns auf sie verlassen – da ist jemand, der will und kann, und das macht Spaß.“

Heute ist das Landratsamt im Echtbetrieb des LRA_GPTs auf breiter Fläche unterwegs: rund 500 aktive Nutzer:innen, täglich neue Anmeldeanfragen von Kolleginnen und Kollegen und eine Nutzerverwaltung, die inzwischen über die AD-Anbindung automatisiert wird.

Vom Test zum festen Begleiter im Arbeitsalltag

Der Einsatz des LRA_GPT ist im Arbeitsalltag angekommen: Viele Mitarbeitende öffnen das Tool bereits morgens beim Hochfahren des Rechners. Von da an steht es für unterschiedlichste Fragestellungen im Tagesverlauf bereit – unkompliziert und ohne große Einstiegshürde. Die Einsatzfelder sind entsprechend vielseitig. Im Arbeitsalltag wird das LRA_GPT unter anderem genutzt für:

• Sprachliche Politur Sprachliche Anpassung und Gegenlesen von E-Mails und Schreiben
• Dokumente zusammenführen Mehrere Dokumente zu einer kompakten, strukturierten Version zusammenführen
• Strategischer Sparringspartner Sparringspartner für konzeptionelle und strategische Überlegungen
• IT-Themen einordnen Technische Dokumentation erklären und Fehlermeldungen gemeinsam mit der IT einordnen
• Unterstützung in kritischen Situationen Konstruktive Unterstützung in kritischen Situationen, etwa bei Dienstleister-Themen

„Ich überrasche mich selbst immer wieder und frage mich, warum ich das bei manchen Fragestellungen nicht schon früher genutzt habe. Das motiviert mich auch jedes Mal, das nächste Thema anzugehen.“

Seit auch interne Wissensbestände angebunden sind, kann das LRA_GPT bei Antworten auf Zuständigkeiten, Abläufe und Besonderheiten des Landratsamts zurückgreifen und dieses Wissen auf Zuruf verfügbar machen – ein Effekt, der bei den Kolleg:innen für echte Aha-Momente sorgt.

„Jetzt werden Informationen geteilt, zu denen ich Rückmeldungen bekomme wie ‚woher weiß die das, das ist Wahnsinn‘. Das hilft enorm weiter.“

Auch Luisa Wendle, die verantwortlich für die Benutzerverwaltung ist, erlebt die Wirkung unmittelbar – in bedankenden E-Mails der Kolleg:innen und in kleinen, konkreten Erfolgen im Alltag.

„Gerade bei der Benutzerbetreuung bekomme ich oft E-Mails, in denen steht, wie sehr das LRA_GPT ihnen bei der Arbeit hilft – und dass sie sich bedanken, dass wir es eingeführt haben.“